Menos desperdício, mais lucro. Este é um dos resultados da eficiência operacional, que nada mais é do que a capacidade de desenvolver um produto ou serviço com qualidade, evitando desperdício e reduzindo os custos. Devido a sua evidente importância, cada vez mais empresas estão buscando ajuda para melhorar sua eficiência operacional. Mas a pergunta que fica é: como isso pode ser feito? É o que vamos te explicar a seguir.
Elimine as pedras do caminho
Quanto menores forem os erros, os custos e os desperdícios, maior será a produtividade e a lucratividade do seu negócio. Falando assim parece algo simples, mas diferentes fatores podem tornar o processo operacional ineficiente, como é o caso do não acompanhamento das metas e a não definição de indicadores para mensurar a performance dos processos.
Diante desse cenário, é preciso construir para a sua empresa um painel de KPI’s (Key Performance Indicator ou Indicador-Chave de Performance) com acompanhamento dos objetivos estratégicos e metas, além dos indicadores de gestão e da operação por área. Porém, além do não rastreamento da performance, a falta de mapeamento e sistematização dos processos também é um problema, pois dificulta a detecção do que precisa ser melhorado ou eliminado.
“Nesse sentido, faz-se necessário realizar o mapeamento e redesenhar a estrutura de os processos necessários, a fim de expandir o crescimento e estimular a produtividade nos departamentos.”
Bem, vimos até aqui que mapear, padronizar, acompanhar e medir são ações fundamentais para o bom funcionamento das operações, certo? Mas falta um verbo muito importante nessa lista: o planejar. Portanto, se o seu negócio ainda não implementou o processo de S&PO (Sales and Operation Planning ou Planejamento de Venda e Operações), está na hora de fazê-lo.
Para quem ainda não está familiarizado com o termo, o Planejamento de Vendas e Operações visa integrar as áreas administrativas às produtivas. Isso envolve diversos setores, como vendas, operações, finanças e marketing. Em outras palavras, esse processo de gerenciamento mais amplo possibilita às lideranças tomarem decisões mais precisas e eficientes.
O exemplo vem de cima
E já que mencionamos as lideranças, é necessário destacar outro ponto importante que atrapalha tanto a eficiência operacional quanto a gerencial: a dificuldade de definir papéis e responsabilidades. Perante as indefinições, gera-se uma confusão entre os colaboradores, tornando o trabalho mais lento e suscetível a erros. O que resulta, consequentemente, em processos ineficientes.
Inclusive, isso pode acarretar ou intensificar uma outra questão que são as disputas e os conflitos internos entre líderes e áreas. Por isso, é preciso delimitar muito bem as funções de cada um e suas respectivas tarefas. O aprimoramento da comunicação também é fundamental para chegar-se a uma maior eficiência. Isso é possível através da implementação de mecanismos que melhorem o diálogo entre os departamentos.
Manual x digital
Falando em comunicação, você provavelmente usa e-mails e aplicativos de conversa com frequência para se comunicar no trabalho, certo? Afinal, isso é mais rápido, prático, seguro e barato do que escrever cartas ou enviar bilhetes escritos à mão. O que isso nos mostra é que as tecnologias podem trazer inúmeros benefícios não só para a vida pessoal, quanto para os seus negócios.
